Für viele Arbeiter spielt das Kilometergeld im täglichen Gebrauch eine große Rolle damit sämtliche Kosten während einer Dienstreise gedeckt sind.
Es handelt sich in diesem Fall nicht nur um die Wegstrecke allein, sondern ist zusätzlich auch der Verpflegungsmehraufwand, der bei Dienstreisen anfällt, zu berücksichtigen.
Höhe des Tagesgeldes in Österreich
Bei einer Reise im Inland gebührt ein Tagesgeld in einer maximalen Höhe von 26,40 Euro täglich. Umgerechnet ergibt sich somit eine Summe von 2,20 Euro pro Stunde.
Wichtig ist jedoch, dass dieser Tagsatz erst ab einer Abwesenheitsdauer von mindestens 3 Stunden gebührt. Sollte die Abwesenheit in Summe 11 Stunden ergeben, so kann die vollständige Pauschale im Gesamtwert von 26,40 Euro geltend gemacht werden.
Muss eine Dienstreise angemeldet werden?
Sobald eine Dienstreise ansteht, muss diese auch beim Arbeitgeber angemeldet werden. Der Hauptgrund für diese Anmeldung ist, dass der Dienstnehmer in seiner Abwesenheit auch einen Versicherungsschutz hat. Im täglichen Leben sieht dies so aus, dass ein Dienstnehmer seine Dienstreise im System eintragen muss.

Wichtig: Amtliches Kilometergeld geltend machen!
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Sollte jedoch eine korrekte Anmeldung nicht erfolgen und kommt es während der Dienstreise zu einem Unfall so kann es durchaus passieren, dass der verunfallte Dienstnehmer einen Teil der anfallenden Kosten selbst tragen muss oder die anfallenden Kosten nicht von der zuständigen Versicherung übernommen werden.
Zudem ist ein unentschuldigtes Fernbleiben vom Arbeitsplatz ein Vergehen gegen die Anordnungen des Arbeitgebers.
Höhe des Kilometergeldes
Die Sätze für das geltende Kilometergeld werden jedes Jahr neu angepasst.
Das derzeit aktuelle Kilometergeld beträgt 0,43 Euro pro km für einen PKW. Das Kilometergeld für Motorräder und MitfahrerInnen liegt derzeit bei 0,05 Euro. Zusätzlich erhält jeder Radfahrer oder auch Fußgänger der mehr als 2 km unterwegs ist ein Kilometergeld von 0,38 Euro pro Kilometer.
Das Kilometergeld wird pro Jahr bis zu einer maximalen Summe von 30.000 Euro steuerfrei ausbezahlt. Die Grenze für Fahrradfahrten, die im Zuge einer Dienstreise absolviert wurden liegen bei 1500 und entspricht somit einer Summe von 570 Euro. Es ist besonders darauf zu achten dass gerade bei längeren Strecken ein detailliertes Fahrtenbuch angeführt wird.
Wie kann man Kilometergeld beanspruchen?
Durch die Auszahlung des Kilometergeldes werden sämtliche Kosten beglichen, die im Falle einer Dienstreise bei einem Dienstnehmer anfallen, wenn das private Fahrzeug für diese Dienstreise benutzt wird.
Um die Abwicklung des Kilometergeldes so rasch wie möglich abwickeln zu können, ist es wichtig auf eine lückenlose Dokumentation zu achten. Hierfür werden in der Praxis Fahrtenbücher verwendet, um die genaue Kilometeranzahl genau dokumentieren zu können.
Durch die Abgeltung des Kilometergeltes sind sämtliche Versicherungen, Mautgebühren sowie Steuern und auch Zusatzausrüstungen und ggf. Finanzierungskosten abgegolten. Zudem betrifft das Kilometergeld auch sämtliche Wartungen und Reparaturen. Somit gibt es keinen zusätzlichen Anspruch auf eine separate Abrechnung der Tankkosten.
Kann man als Radfahrer ebenfalls Kilometer erhalten?
Wenn der Weg zur Arbeit oder zu einer dienstlichen Besprechung nicht mit dem Auto zurücklegt hat trotzdem die Möglichkeit Kilometer geltend zu machen. Ab einer Distanz von 2 km können sowohl Radfahrer oder auch Fußgänger Kilometergeld beantragen.
In der Praxis ist jedoch zu untersuchen ob sich der Aufwand auch tatsächlich lohnt bzw. eine Zweitmeinung beim zuständigen Betriebsrat einholen.
Wie erfolgt die korrekte Aufzeichnung?
Um eine genaue Dokumentation der gefahrenen Kilometer gewährleisten zu können muss bei Dienstreisen stets ein Fahrtenbuch geführt werden. Die wichtigsten Daten, welche notiert werden müssen sind:
- Datum der Dienstreise
- Marke des Fahrzeuges
- Zielort
- Uhrzeit der Abfahrt
- Kilometerstand am Beginn der Dienstreise und am Ende der Dienstreise
- Zweck der Dienstreise
- Etwaige private Fahrten welche während der Dienstreise erfolgen
Versetzung des Dienstnehmers
Wenn es intern zu einer dauerhaften Versetzung kommt, so ist der nunmehr neue Weg zur Arbeit ab der tatsächlichen Gültigkeit des neuen Arbeitsvertrages gültig. In diesem Fall fällt jedoch keine Dienstreise an und es besteht somit auch ein Anspruch auf ein amtliches Kilometergeld.
Handelt es sich jedoch nur um eine begrenzte Versetzung so wird amtliches Kilometergeld bis zum Monatsende auch ausbezahlt.
Als Arbeitnehmer hat man die Möglichkeit die Fahrkosten als so genannte Werbungskosten abzusetzen. Bei einem Mini-Jobber ist dies jedoch nicht möglich da der Lohn nicht ausdrücklich in der Steuererklärung erwähnt wird und somit auch keine Möglichkeit besteht dieses zu versteuern. Fahrtkosten werden somit in diesem Fall nicht erstattet.
Zusätzliches Absetzen von Kosten
Befindet man sich aus beruflichen Gründen auf einer Dienstreise so kann nicht nur das Kilometergeld alleine abgesetzt werden. Vielmehr ist es zulässig sämtliche Diäten wie eine Tagesverpflegungspauschale abzugelten. Sobald man beruflich mehr als 8 Stunden oder auch länger von zu Hause entfernt ist steht Kilometergeld in vollem Ausmaß zu. Zusätzlich besteht auch noch ein Anspruch für die Verpflegung für die Abwesenheit.
Hilfreiche Tipps zum Thema Kilometergeld
Um eine genaue und exakte Abrechnung durchführen zu können wird vorerst genau untersucht welches Verkehrsmittel tatsächlich benutzt wurde.
Wurde ein öffentliches Verkehrsmittel für die Dienstreise verwendet so werden auch nur jene Kosten rückerstattet, welche auch tatsächlich für ein Ticket gezahlt worden sind. In Ausnahmefällen besteht die Möglichkeit eine pauschalierte Erstattung des Kilometergeldes in Anspruch zu nehmen.